Miejsko-Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Opocznie - ops.opoczno.pl

Do zadań Działu Administracyjno-Technicznego należy:

1. Realizacja zadań związanych z obiegiem i dostarczaniem korespondencji urzędowej, rejestracja wszystkich pism i spraw wpływających do Ośrodka.
2. Wysyłanie i rejestracja korespondencji i przesyłek wychodzących z Ośrodka.
3. Przekazywanie korespondencji do właściwych działów i komórek.
4. Współpraca z operatorem pocztowym w zakresie realizacji obsługi pocztowej Ośrodka.
5. Udzielanie osobom informacji z zakresu Działu Świadczeń Rodzinnych, Alimentacyjnych i Dodatków Mieszkaniowych, organizacji pracy Ośrodka, innych sprawach i uprawnieniach oraz instytucjach świadczących usługi społeczne.
6. Pomoc w przygotowywaniu wniosków o przyznanie świadczeń z zakresu Działu Świadczeń Rodzinnych, Alimentacyjnych i Dodatków Mieszkaniowych.
7. Opracowywanie projektów zarządzeń, regulaminów, instrukcji w zakresie działalności.
8. Dbałość o stan techniczny budynku i pomieszczeń Ośrodka, w tym remonty, naprawy, konserwacja instalacji, sprzętu i wyposażenia.
9. Dbałość o utrzymanie czystości pomieszczeń biurowych oraz estetycmego wyglądu budynku Ośrodka i jego otoczenia.
10. Nadzór nad wywozem odpadów komunalnych.
11. Odśnieżanie i posypywanie piaskiem placu wokół Ośrodka w porze zimowej.
12. Planowanie zakupów środków trwałych, wyposażenia Ośrodka, materiałów eksploatacyjnych, biurowych, środków czystości, mebli, druków, prasy, czasopism, wydawnictw książkowych i innych artykułów na potrzeby Ośrodka.
13. Prowadzenie gospodarki materiałami biurowymi, środkami czystości, drukami ścisłego zarachowania.
14. Prowadzenie ewidencji kluczy i kodów w Ośrodku, bieżący nadzór i wydawanie kluczy pracownikom.
15. Prowadzenie ksiąg inwentarzowych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, ewidencji wyposaienia, likwidacja środków trwałych, prowadzenie rejestru powierzenia mienia.
16. Nadzór nad inwestycjami prowadzonymi przez Ośrodek.
17. Prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem majątkowym Ośrodka.
18. Prowadzenie spraw związanych z ochroną budynku Ośrodka.
19. Opracowywanie projektów zarządzeń, regulaminów, instrukcji w zakresie działalności.
20. Prowadzenie spraw związanych z używaniem samochodu służbowego i telefonów służbowych przez pracowników Ośrodka.
21. Zapewnienie transportu pracownikom Ośrodka w trakcie wykonywania ich obowiązków służbowych.
22. Dbanie o prawidłowy stan techniczny i czystość samochodu służbowego.
23. Wydawanie i rozliczanie kart drogowych.
24. Ewidencja wyjazdów służbowych.
25. Kompleksowe prowadzenie spraw związanych z Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych w Ośrodku, w tym opracowywanie regulaminu i całości dokumentacji dotyczącej ZFŚS na potrzeby Ośrodka.
26. Redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej oraz strony internetowej Ośrodka.
27. Wykonywanie zadań powierzonych przez Dyrektora oraz innych zadań wynikających z ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
28. Współpraca z komórkami organizacyjnymi Ośrodka w zakresie opieki nad dokumentacją i właściwego nią zarządzania oraz w zakresie odpowiedniego jej przekazania do archiwum zakładowego dalej zwanego Składnicą Akt.
29. Przejmowanie właściwie opracowanej dokumentacji spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych Ośrodka do Składnicy Akt na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych.
30. Przechowywanie i zabezpieczenie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie pełnej jej ewidencji.
31. Wycofywanie akt z ewidencji Składnicy Akt w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej Ośrodka.
32. Udostępnianie dokumentacji według zapotrzebowania.
33. Przygotowywanie do przekazania i przekazywanie materiałów archiwalnych (kat. A) do miejscowo właściwego Archiwum Państwowego.
34. Inicjowanie i przygotowywanie dokumentacji do brakowania, udział w jej komisyjnym brakowaniu, przekazanie wybrakowanej dokumentacji, po uprzednim uzyskaniu zgody właściwego Archiwum Państwowego.
35. Prowadzenie spisu przejętej dokumentacji, jej podział na archiwalną i niearchiwalną.
36. Znajomość struktury organizacyjnej Ośrodka, tworzenie w porozumieniu z Archiwum Państwowym Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt, Instrukcji Kancelaryjnej w sprawie zakresu i działania Składnicy Akt Ośrodka.
37. Prowadzenie instruktażu dla pracowników dotyczącego postępowania z dokumentacją archiwalną i niearchiwalną.
38. Wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora.

W strukturze Działu Administracyjno-Technicznego funkcjonuja.

I. Zespół ds. pierwszego kontaktu

- stanowisko ds. obsługi mieszkańców

• udzielanie informacji z zakresu Działu Świadczeń Rodzinnych, Alimentacyjnych i Dodatków Mieszkaniowych, organizacji pracy Ośrodka, prawach i uprawnieniach oraz instytucjach właściwych do udzielania pomocy osobom zgłaszającym się do Ośrodka,
• wydawanie druków wniosków i przyjmowanie wypełnionych wniosków,
• przygotowywanie wstępnej dokumentacji niezbędnej do przyznawania świadczeń z zakresu Działu świadczeń Rodzinnych, Alimentacyjnych i Dodatków Mieszkaniowych,
• prowadzenie aktualnej bazy danych (adresowych, telefonicznych, mailowych) podmiotów i instytucji świadczących różnorodne usługi i pomoc, o które mogą ubiegać się osoby zgłaszające się do Ośrodka,
• prowadzenie punktu odbioru decyzji oraz dokumentacji postępowań administracyjnych.

II.  Zespół ds. obsługi kancelaryjnej

1. Realizacja zadań związanych z obiegiem i dostarczaniem korespondencji urzędowej: prowadzenie punktu kancelaryjnego, rejestracja wszystkich pism i spraw wpływających do Ośrodka.
2. Wysyłanie i rejestracja korespondencj i i przesyłek wychodzących z Ośrodka.
3. Przekazywanie korespondencji do właściwych działów i komórek.
4. Współpraca z operatorem pocztowym w zakresie realizacji obsługi pocztowej Ośrodka.

III.    Zespół ds. techniczno-gospodarczych